Klar wissen wir, wie wir uns bei persönlichen Meetings mit Geschäftspartnern und Kollegen gut unserem Gegenüber verhalten. Aber was tun, wenn man aufgrund von Corona vorerst keine Kundentermine vor Ort wahrnehmen darf und plötzlich Online-Meetings das Mittel der Wahl sind? Wie kann man das Beste aus dieser visuellen Form des Informationsaustausches herausholen, um sich und sein Unternehmen trotz der Entfernung gut darzustellen? Welche Fettnäpfchen sollten Sie bei einer Videokonferenz unbedingt vermeiden? Wir geben Ihnen in diesem Videokonferenz-Knigge ein paar nützliche Tipps.
1Knigge-Regel Nr. 1: Vorher aufräumen
Grundsätzlich gelten für Videokonferenzen die gleichen Regeln wie beim persönlichen Meeting. Dazu zählen ein aufgeräumter Schreibtisch, ein neutraler Hintergrund, gutes Licht sowie alle wichtigen Unterlagen zur Hand sind die Grundvoraussetzungen für ein virtuelles Meeting.
2Knigge-Regel Nr. 2: Keine Jogginghose tragen
Eine Videokonferenz ist kein privater WhatsApp- oder FaceTime-Call. Daher sind Jogginghose und andere Freizeitkleidung ein No-Go, falls Sie von zuhause aus arbeiten sollten. Stattdessen sollten Sie das, was Sie zu einem normalen Meeting anziehen würden, auch hier tragen.
3Knigge-Regel Nr. 3: Sich rechtzeitig einwählen
Stellen Sie sicher, dass Sie sich pünktlich in das Meeting einwählen, idealerweise ein, zwei Minuten vor dem Start der Videokonferenz.
4Knigge-Regel Nr. 4: Sich vorstellen
Sind Sie der Organisator der Videokonferenz, sorgen Sie für ein nettes Intro. Begrüßen Sie alle Teilnehmer und sprechen diese mit ihrem Namen an. Sofern Externe an dem Meeting teilnehmen, bitten Sie alle Teilnehmer, sich einmal kurz und knapp vorzustellen.
5Knigge-Regel Nr. 5: Deutlich reden
Reduzieren Sie eine zu hohe Sprechgeschwindigkeit, denn wer zu schnell spricht, wird selten richtig verstanden. Um einen positiven Sprecheindruck zu hinterlassen, sollten Sie zudem deutlich und mit klarer Artikulation sprechen.
6Knigge-Regel Nr. 6: Einen positiven Gesichtsausdruck machen
Lächeln sie beim Sprechen auch dann, wenn man Sie unter Umständen nicht sieht, etwa wenn gerade eine Präsentation geteilt wird. Dadurch wirkt Ihre Stimme sympathischer und Sie klingen besonders freundlich.
7Knigge-Regel Nr. 7: Ausreden lassen
Achten Sie besonders darauf, nicht dazwischen zu reden. Warten Sie stattdessen auf eindeutige Gesprächspausen, um Ihren eigenen Beitrag hinzusteuern.
8Knigge-Regel Nr. 8: Geräusche kontrollieren
Positionieren Sie Ihr Mikrofon nicht zu nah an Ihrem Mund, da die übrigen Teilnehmer sonst unter Umständen jeden Atemzug und jedes Räuspern mithören können.
9Knigge-Regel Nr. 9: Sich muten
Schalten Sie bei längeren Sprechpausen das Mikrofon wirklich immer auf stumm, um Störgeräusche während der Konferenz zu vermindern.
10Knigge-Regel Nr. 10: Sich bewegen
Bewegen Sie sich wenig und halten Sie immer den gleichen Abstand zur Kamera, damit Ihr Bild nicht verzerrt wirkt.
11Knigge-Regel Nr. 11: Für Sichtbarkeit sorgen
Befinden sich mehrere Teilnehmer in einem Konferenzraum, sollten sich die Akteure so platzieren, dass man sie alle sehen kann.
12Knigge-Regel Nr. 12: Sich konzentrieren
Es gilt außerdem als unhöflich, sich im Meetingraum mit anderen Dingen zu beschäftigen, wie beispielsweise dem Checken und Beantworten von E-Mails oder Ähnlichem.
Vor allen Dingen nicht mampfend vor der Kamera sitzen.
Die Kamera während einer Videokonferenz eingeschaltet lassen. Wenn der Moderator der Sitzung nur graue Kacheln vor sich hat, könnte er auch gleich einen Vortrag vor dem Fliesenregal des Sanitärfachhandels halten. 🙂
Sich so positionieren, dass der Kopf gut zu sehen ist und vor allem in die Kamera schauen. Manchmal sieht man nur einen Haarschopf und manchmal sieht man die Teilnehmer auch arbeiten, nur nicht am Meeting….
Hallo
Diese 10 Punkte sind selbstverständlich , wenn es um ein geschäftliches Treffen geht . Bin gespannt, wie das alles funktioniert. so etwas hatte ich noch nie mitgemacht .
Danke für Eure Tipps. Könnt Ihr vielleicht noch mit aufnehmen, wie man sich verhält, sollte man doch mal zu spät zum online Meeting kommen?
Erstmal danke für diesen tollen Artikel. Der
Artikel gibt viele Tipps, worauf man beim Webmeeting achten sollte.
Wir nutzen bei uns citomeeting.de, da es aus Deutschland kommt und
hohen Datenschutz gewährleistet.
Ich finde deinen 4. Tipp sehr wichtig. Man soll sich definitiv vorstellen und alle Teilnehmer bitten, sich vorzustellen. Ich bin auf der Suche nach Tipps, um meine Videokonferenzen und online Meetings am besten durchzuführen. Dein Beitrag hat mir gute Tipps angeboten. Vielen Dank!
Hallo, das sind ja tolle Tipps, die mit Sicherheit eine Menge besseres und gesünderes Verhalten bewirken. Wahrscheinlich wird auch jeder, der diese Tipps gelesen hat die Fit for HomeOffice Zertifizierung der Cert-EU schaffen. Schade, dass diese hier nicht angeboten wird.
Viele Grüße aus dem HomeOffice
Wichtig wäre auch nochmal darauf hinzuweisen, dass andere Kommunikationsmittel wie Handy und Festnetztelefon während der Videokonferenz tabu sein sollten und auf ‚lautlos‘ geschaltete werden sollten. Ich persönlich empfinde es als Missachtung des Meetings und der Teilnehmer, wenn jemand – auch per mute – während der Videokonferenz auf dem Handy mit jemanden anderem telefoniert. Unabhängig von der Stellung im Unternehmen.
Sehr spannend wäre noch der Hinweis auf verfügbare Konferenz-Software gewesen. Oder ist das in Planung und soll als eigener Artikel verwendet werden?
Viele Grüße
Hallo Charlie, super Anregung, Danke, das recherchieren wir heute und fügen es dann noch hinzu. 🙂 Liebe Grüße Christina
Zoom hat sich bei uns als recht einfach zu bedienende Software bewährt
Hilfreiche Hinweise
Übrigens, ein Bild kann verzerrt aber nicht verzehrt sein (2×).
Hallo Christina,
danke für den Blog-Beitrag! Ich frage als Moderatorin gerne zu Beginn in die Runde, ob man die Wetterlage bei sich oder den Blick aus dem Bürofenster mit einem Satz für die anderen beschreiben kann -Dadurch kommt jede Person gleich zu Beginn auch zu Wort und erhält eine virtuelle Präsenz, und ich führe dabei auch diskret den individuellen Technikcheck durch, daß auch wirklich alle gleich gut aufgestellt, sichtbar und hörbar Dabeisein können. Manchmal bitte ich Alle, etwas Mitgebrachtes von ihrem Arbeitsumfeld in die Kamera zu zeigen, das können mehr oder weniger komische Kaffeetassen, Fotos oder interessante Fundsachen sein. Kommt jemand zu spät, gehört bei uns zur Netiquette, daß diese Person von mir begrüßt wird und ihrerseits die Runde grüßen kann, bevor es weiter zur Sache geht …
Hallo liebe Sujata, Danke für die super Tipps! Liebe Grüße Christina